INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI FORNITORI AI SENSI DEGLI ART. 13 E 14 DEL GDPR

La presente informativa è rivolta da Opacmare S.p.A. (nel seguito la “Società” o il “Titolare del trattamento”) ai fornitori persone fisiche e ai loro eventuali dipendenti e collaboratori (es. imprese individuali, professionisti) che instaurano un rapporto contrattuale con la Società nonché alle persone fisiche (es. dipendenti/collaboratori/rappresentanti/soci/amministratori) che fungono da referenti/punti di contatto per il fornitore persona giuridica che instaura detto rapporto contrattuale (nel seguito complessivamente i “Fornitori” o gli “Interessati”). In conformità con quanto disposto dagli articoli 12 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali delle persone fisiche (“GDPR”), la Società informa i Fornitori sulle modalità, legittimità e diritti concernenti il trattamento dei loro dati personali raccolti ed elaborati per l’instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale.

1. IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati che la riguardano è la società OPACMARE S.p.A., con sede legale in Piazza San Carlo 197, 10123 Torino (TO), iscritta al Registro delle Imprese di Torino, P.IVA 06910470019; contatti: tel. 011 904 54 11, e-mail info@opacmare.it.

2. RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DATI

Opacmare, ai sensi dell’art. 37 GDPR, ha nominato un responsabile per la protezione dei dati (o DPO) contattabile via e-mail all’indirizzo dpo@opacmare.it.

3. FONTI E CATEGORIE DI DATI TRATTATI

Per i trattamenti indicati al successivo punto 4, la Società tratta le seguenti categorie di dati personali dei Fornitori acquisiti direttamente da questi ultimi in caso di impresa individuale ovvero anche, indirettamente, dalla società di appartenenza (in caso di persona giuridica) e da società di informazioni commerciali per le attività di verifica preventiva dei Fornitori:

• dati anagrafici;
• dati fiscali: codice fiscale, partita IVA;
• dati di recapito: es. indirizzo, telefono, e-mail;
• dati di pagamento: es. coordinate bancarie, IBAN;
• dati professionali: es. mansione;
• società di appartenenza;
• dati patrimoniali/finanziari, protesti/procedure giudiziali e altre info commerciali inerenti l’azienda-fornitrice (se impresa individuale) ovvero la persona dei soci/amministratori del fornitore-persona giuridica;
• dati particolari: non trattiamo alcun dato qualificabile come “particolare” ai sensi dell’art. 9 del GDPR, salvo negli eventuali casi richiesti dalla legge.

4. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEI TRATTAMENTI

Il Titolare del trattamento tratta dati personali dei Fornitori che intrattengono rapporti contrattuali con il medesimo. Le finalità dei trattamenti per la gestione dei rapporti con i Fornitori sono le seguenti:

1. gestione dei rapporti precontrattuali e contrattuali (tra cui acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto, ricerca selezione e validazione fornitori, verifica della documentazione fornita) e contrattuali (creazione anagrafica, gestione delle offerte/ordini, gestione dei data base e delle comunicazioni con i Fornitori. La base giuridica di tale trattamento è l’esercizio di diritti e l’adempimento a obblighi precontrattuali e contrattuali con i Fornitori (art. 6.1 b GDPR);
2. l’adempimento a obblighi contabili, fiscali e altri obblighi di legge, quali gli adempimenti fiscali, e previdenziali, le registrazioni contabili, la gestione/archiviazione, anche in formato elettronico ove prevista, delle fatture, la verifica della documentazione retributiva e previdenziale in caso di soggetti appaltatori; la base giuridica di tale trattamento è l’adempimento a obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (art. 6.1 c GDPR);
3. finalità di legittimo interesse, quali la verifica della situazione commerciale e giudiziale dei Fornitori, la difesa dei diritti del Titolare in caso di controversie e la tutela della sicurezza del sistema informatico aziendale e del patrimonio aziendale. La base giuridica di tali trattamenti è il legittimo interesse del Titolare (art. 6.1 f GDPR), rispettivamente, alla verifica della affidabilità dei Fornitori, alla tutela dei diritti del Titolare e a quella del sistema informatico e del patrimonio aziendale. Gli interessati, qualora ritengano che i propri diritti e libertà prevalgano sul legittimo interesse del Titolare, hanno il diritto di opporsi in ogni momento ai trattamenti effettuati con le modalità di cui al successivo §9.

5. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE IN CASO DI RIFIUTO

Il conferimento dei dati è necessario per una corretta gestione del rapporto precontrattuale e contrattuale e per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte, così come una comunicazione errata di una o più informazioni obbligatorie, può dar luogo all’impossibilità per il Titolare di istaurare e di dare corretta esecuzione al contratto e ai connessi adempimenti di natura contabile e fiscale.

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO

Il trattamento dei dati personali è realizzato sia su supporto cartaceo che con l’ausilio di mezzi elettronici. Il Titolare del Trattamento ha posto in essere specifiche procedure per impedire accessi non autorizzati ai dati, uso improprio o illecito, oltre che per prevenire la divulgazione, l’alterazione, la distruzione e la perdita anche accidentale dei dati stessi. Solo il personale debitamente autorizzato può accedere ai dati durante lo svolgimento del proprio lavoro. Il titolare, per alcuni servizi informatici (es. cloud web) potrebbe utilizzare fornitori di servizi basati in paesi al di fuori dell’Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE). La Società assicura che, in tal caso, il trattamento dei dati personali da parte di questi destinatari avverrà nel rispetto della normativa applicabile ed in particolare delle garanzie adeguate stabilite dagli art. 45 e seguenti del GDPR, quali le decisioni di adeguatezza, le Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea, i Codici di condotta e/o le Norme Vincolanti d’Impresa o altre garanzie considerate adeguate ai sensi dell’art. 49 GDPR.

7. DESTINATARI DEI DATI TRATTATI

I dati personali dei Fornitori potranno essere condivisi, per le finalità elencate, con i seguenti soggetti:

(1) Il personale interno autorizzato dal Titolare del Trattamento per le finalità connesse alla gestione del rapporto contrattuale, nei limiti degli incarichi ricevuti e di quanto previsto dalle procedure aziendali;

(2) Interlocutori commerciali che coadiuvano il Titolare nella gestione dei vari servizi/adempimenti contrattuali (es. clienti e aziende operanti nel settore del trasporto);

(3) Pubbliche amministrazioni, soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali per adempiere ad obblighi di legge e di regolamento o per ordini delle autorità;

(4) Società di assicurazione per la stipulazione di polizze in relazione al rapporto contrattuale;

(5) Istituti bancari e di credito per la gestione di pagamenti, finanziamenti e garanzie;

(6) Studi professionali e liberi professionisti incaricati del trattamento per questioni giuridiche, contabili e fiscali inerenti il rapporto contrattuale;

(7) Società e soggetti del settore informatico delegati a svolgere attività di aggiornamento, sicurezza e manutenzione tecnica del sistema informatico (inclusi gli applicativi, gli apparati di rete e le reti di comunicazione elettronica); 

(8) Società di informazioni commerciali;

(9) Enti certificatori;

(10) Fornitori di servizi di archiviazione e conservazione documenti elettronici fiscali e/o gestione della fatturazione elettronica. L’elenco aggiornato dei destinatari titolari autonomi nonché di quelli nominati responsabili del trattamento è conservato presso la sede legale del Titolare del trattamento e disponibile su richiesta inviando una e-mail a privacy@opacmare.it.

8. TERMINI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

La Società adotta i seguenti termini di conservazione, salvo il caso in cui la minor o maggior conservazione dei dati, rispetto ai termini di cui sopra, debba essere effettuata per soddisfare esigenze di giustizia, ad esempio per ottemperare ad una richiesta dell’autorità giudiziaria o amministrativa ovvero per l’esercizio e/o per la tutela (in via giudiziale e stragiudiziale) dei propri diritti o per esercitare la difesa contro denunce e/o azioni legali:

• dati trattati per la gestione dei diritti ed obblighi contrattuali
  • per la durata del rapporto contrattuale;
• dati trattati per obblighi di legge (conservazione delle scritture contabili ex art. 2220 cod. civ e art. 22 DPR 600/1973)
  • 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale;
• dati trattati per la verifica dell’affidabilità dei Fornitori
  • sino alla stipula del contratto o, in assenza, sino a 3 mesi dalla raccolta.

9. I DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L’Interessato al trattamento ha la facoltà di esercitare i seguenti diritti nei confronti del Titolare del trattamento.

• Diritto di accesso: L'art.15 del GDPR consente all’Interessato di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento dati che la riguarda ed in tal caso di ottenere l'accesso a tali dati.
• Diritto di rettifica: L'art. 16 del GDPR consente all’Interessato di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'Interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
• Diritto di cancellazione: L'art. 17 del GDPR consente all’Interessato di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che la riguardano senza ingiustificato ritardo se sussiste uno dei motivi previsti dalla norma.
• Diritto di limitazione: L'art. 18 del GDPR consente all’Interessato di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dalla norma.
• Diritto di opposizione: L'art. 21 del GDPR consente all’Interessato di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.
• Diritto alla portabilità: L'art. 20 del GDPR consente all’Interessato di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti secondo le condizioni previste dalla norma.
• Diritto di revoca del consenso: L'art. 7 del GDPR consente all’Interessato di revocare il consenso dallo stesso prestato in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
• Diritto di reclamo: l'art. 77 del GDPR, qualora l’Interessato ritenga che il trattamento che lo riguardi violi una o più delle disposizioni del GDPR medesimo, il medesimo ha il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione (in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali).

Salvo il reclamo da rivolgersi a detta autorità di controllo, i diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare del trattamento per lettera ai recapiti sopra indicati o per posta elettronica scrivendo a privacy@opacmare.it, utilizzando il modello per l’esercizio dei diritti disponibile sul sito del Garante Privacy al link https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924. Per eventuali presunte violazioni di diritti o segnalazioni sulle modalità di trattamento l’interessato potrà anche rivolgersi al DPO scrivendo a dpo@opacmare.it.

10. REVISIONE DELLA PRESENTE INFORMATIVA

Il Titolare del Trattamento si riserva di modificare o semplicemente aggiornarne il contenuto della presente informativa, in tutto o in parte, anche a causa di variazioni della normativa applicabile.